ビジネスシーンで期限の延長が必要になった時、「もう少し時間が必要です」と伝える必要がありますが、これを相手に不快感を与えることなく、スムーズに伝える方法についての知識は必須です。
この記事では、延期の依頼を丁寧に伝えるための以下のポイントを紹介します。
・「もう少し時間が必要です」と依頼する際の正しい言い回し
・失礼にならない様々な表現方法
・効果的なコミュニケーションのための重要なポイント
・実際に使えるビジネスメールの例文
これらをマスターすることで、期限延長の依頼が必要な場面でも安心して対応することが可能です。
「もう少し時間をください」が失礼になるケースと対処法
問題になりがちなケース
「もう少し時間をください」というフレーズは、伝え方によっては不適切に感じられることがあります。特に次のようなシチュエーションでは注意が必要です。
・締め切り直前に伝える場合
・背景や理由を説明しない場合
・謝罪を含めない場合
・より良い表現への言い換え
このフレーズを相手に敬意を払いながら、かつ協議を促す形で伝えることで、より好印象を与えることができます。推奨される表現は以下の通りです。
「期限につきまして、ご相談させていただけますか？」
「期限の延長をお願いできればと思いますが、いかがでしょうか？」
「追加で少し時間をいただけますでしょうか？」
依頼時の留意点
「もう少し時間をください」と依頼する際は、以下のポイントに注意してください。
早めに伝える
締め切りぎりぎりではなく、早めに相手に通知することで、必要な調整時間を確保することができます。
理由を具体的に説明する
期限に間に合わない具体的な理由をしっかり伝えることで、相手からの理解を得やすくなります。
謝罪を忘れずに
遅延が発生することに対して、誠実な謝罪の言葉を添えることが重要です。
新しい期日を提示する
いつまでに対応可能か、具体的な新しい期日を提案することで、相手に安心感を与えます。
ビジネスメールでの「期限延長依頼」の正しい表現方法
以下では、ビジネスメールで使える具体的な依頼文の書き方を例示します。
例文1（メール完結型）
このメール例では、依頼する際の「謝罪の表現」、「状況の説明」、そして「新たな期日の提案」が含まれています。
件名：【期日延長依頼】〇〇プロジェクト関連
〇〇様
いつも格別のご配慮を賜り、誠にありがとうございます。
現在私が担当している〇〇プロジェクトにつきまして、想定外の〇〇の影響を受け、予定していた完了期日を守ることが困難となってしまいました。
つきましては、期日を〇月〇日に延長していただけますよう、お願い申し上げます。
急な変更となり、お手数をお掛けし申し訳ございませんが、ご理解のほどよろしくお願いいたします。
例文2（遅延の予告と詳細連絡の予定）
この文面は、プロジェクトの遅延可能性を初期段階で伝え、詳細な情報を後日提供することを前提としています。
問題の性質によっては、電話で直接話すほうが効果的な場合もあります。それに応じて適切な連絡方法を選ぶようにしましょう。
件名：〇〇プロジェクトの納期調整に関するご相談
〇〇様
いつも大変お世話になっております。
〇〇プロジェクトを担当しておりますが、予期しない問題が生じ、現在のスケジュールでの完了が困難となっております。
このため、期日の見直しをお願いしたく、まずはその旨をお知らせいたします。詳しい状況と具体的な新しいスケジュールについては、改めて詳細をご報告させていただきます。
急な変更でご迷惑をお掛けすることとなり、誠に申し訳ございません。
何卒ご理解賜りますよう、お願い申し上げます。
まとめ
この記事では、ビジネスメールで「もう少し時間をください」と上手く伝えるテクニックと具体的な例文を紹介しました。
正しい言葉選びとポイントを理解することにより、相手に不快感を与えることなく期日の延長を依頼することができます。
この記事が、皆さんのビジネスコミュニケーションを効果的に進める手助けとなることを願っています。
